ペーパーレス会議支援システム「うぇびくる」

ペーパーレス会議支援システム「うぇびくる」の概要

資料の差し替えが一瞬で終わる、会議主催者を救済するペーパーレス会議支援システム「うぇびくる」

会議資料の間違いの修正や、データを最新にするために、開催直前に資料の差し替えでバタバタしたことはありませんか？特に上層部や役員、管理職向けの会議、あるいはお客様向けの講習会などでは、正確なデータや最新の情報が求められ、直前での資料の差し替えは頻発するものです。
修正した資料を何十部もコピーして綴じるのに、何時間もの時間が消えてしまった経験はありませんか？紙の資料の差し替えは、古い資料の回収と処分、新しい資料のコピーと綴じ、再配布など、何時間もの労力を要します。ペーパーレス対応していて事前にPDF資料を再配布したのに、古い資料をもってきてしまう参加者は何故か絶えません。古い資料と新しい資料が今味して会議中混乱が生じ思ったように進まない…
「うぇびくる」はそんなお悩みを解決できるペーパーレス会議支援システム。公的機関の上層部や役員向け会議の主催者のご要望から誕生しました。会議や講習会前で資料の配布が必要なくなります。

ペーパーレス会議支援システム「うぇびくる」の特徴

会議・講習会の資料差し替え管理

資料の差し替えがとにかく「秒」で終わる！

「うぇびくる」を導入すれば事前の資料の配布が必要ありません。会議主催者は「うぇびくる」に会議で使う資料をアップロードするだけ。会議参加者は会議中に「うぇびくる」にアクセスすると資料が手元の端末に表示されます。資料の配布が一切ないので、修正や更新が発生しても、「うぇびくる」のファイルを差し替えるだけ、再配布の手間が一切発生しません。今までの何時間、何十時間が、「秒」で解決します。

情報の保護・コントロール可能

紙やデジタルファイルの配布がないので二次利用や悪用を未然に防止

参加者に限定公開したいデータなどの取り扱いも、紙やデジタルファイルを配布しない「うぇびくる」が便利です。資料の配布がないので、講習会に参加した人だけに伝えたい内容や事例を限定して公開できます。また配布がないということは情報の保護やコントロールもしやすく、資料の無断持ち帰り、二次利用や悪用などのリスクも未然に防止できます。

共有画面と閲覧機能

「ひとつ前のページに戻って」を解決。会議の進行がスムーズに

会議が進行してしまいさっきのページのデータが気になって集中できない…。「ひとつ前のページに戻って」「さっきのデータもう一回見せて」などと言われ会議の進行が中断される…。参加者側にも発表者側にも寄り添った今まであるようでなかったのがペーパーレス会議支援システムの「うぇびくる」。参加者は自分の手元の端末で発表者の共有画面を見ることができると同時に、共有されている会議資料のどのページにも自由に切り替えが可能です。

いろいろな場面で課題を解決

こんなことで困っていませんか？全部解決！！

会議直前に資料の変更があっても対応可能

会議直前に資料の差し替えが必要になるケースがよくある。資料の再配布も間に合わないためやむなく各自で訂正をしていただくかたちで対応をしていた。

うぇびくるで作成した会議の中のファイルを差し替えるだけで発表者、参加者全員の資料が更新されるため、会議前はもちろん、最悪会議が始まった後でも対応が瞬時にできるようになった。

大変だった会議の準備が簡単に！

会議に向けて大量に資料を印刷して準備を行っているがコピーや綴じ処理、セット組み、並べるまでに結構な時間を費やしてしまう。

うぇびくるでは会議を作成してPDFを格納するだけ。紙の資料を印刷・コピーしたり、ステープラーでの製本やセット組み、配布や再配布などの準備にかかっていた人件費や工数がゼロに。さらに、紙やコピー代などの資源も使わないので環境にも優しい。

共有画面と切り替えて資料のページが自由にめくれる

スクリーンに資料を投影しての会議中、参加者から「ひとつ前のページに戻ってほしい」と言われることがよくあり、会議が円滑に進まない。

参加者は、投影されている発表者画面とは別に会議資料全体の閲覧画面に切り替えが可能なため、参加者各自で資料を遡って閲覧ことができる。これによって会議中に「1ページ前見せて」などの声が減り、会議の進行がスムーズになった。

こんな場面で活躍しています

取締役会・役員向け会議

上層部の方は事前準備が不要、手ぶらで参加

取締役会や役員向けの会議では事前に資料などは送れません。紙の資料は準備が大変ですが、うぇびくるなら会議を作成してファイルをアップロードするだけで済みます。公的機関の委員会の主催者からの声で誕生したうぇびくる。資料の差し替えが発生してもファイルを更新するだけなのでとても重宝されています。

セミナー・講習会・説明会

社外の人がたくさんくるイベントでも活躍

セミナー・講習会・説明会など、社外の参加者がたくさん集まる場面でも、インターネットに接続できてブラウザが見れる端末なら自由に参加ができます。各デスクにお客様用のタブレットを設置してもよし、お客様自身が使いたい端末からもアクセスできます。

発表者が複数いる会

設定していれば発表者を変更することも可能

会議作成時に、参加者も発表者になれる設定にすることができます。会議参加後、参加者が発表者に切り替えられ、発表者になると共有画面のコントロールももちろん可能です。

ご利用の流れ

お問い合わせ

費用や気になる点は、お気軽にお問い合わせください。無償トライアルも可能です。

トライアル期間

2週間の無償トライアル期間を設けております。十分にお試しいただけます。

ご契約

ご契約完了後、アカウントの発行を行います。

機能一覧

会議作成

会議管理者は会議のタイトルと概要、パスワードなどを設定して会議を作成します。

パスワード設定

会議作成時にパスワードを設定します。パスワードを知らないと参加できないので安全です。

資料の共有

発表者は入室後、自身の表示している資料の画面を参加者の画面に投影することができます。

資料差し替え

資料の差し替えが必要になった際には会議管理者で差し替えを行うことができます。差し替えた資料は即時に会議参加者に反映されます。

PC・タブレット・スマホ対応

インターネットにアクセスできブラウザが使える端末であればアクセス可能。タブレットでもスマートフォンでも自由に参加できます。

ユーザー管理

会議作成ができるユーザーの登録・管理が可能。発表者や参加者は登録は不要です。

会議の開始と終了

会議作成後、管理画面より会議を開始、終了させることができます。会議前や会議後、会議時間以外でのアクセスは不可。大事なデータを守ります。

よくあるご質問

Q 発表者と参加者はどのようにきまるのか

A
会議入室後に、発表者になるボタンがございますのでそちらから発表者になります。
Q 1アカウント毎のコストを教えてください

A
アカウントのライセンス料はなく、お客様でアカウントを自由に増減可能です。
Q セキュリティ要件で、自社クラウドに載せたいが可能か

A
AD認証を通してシステムにログインさせることも可能です。お気軽にご相談ください。